Setor tem investido no aprimoramento do trabalho e em equipamentos e sistemas que facilitem a tramitação de documentos na STC
Criada em 2007, a Gerência de Documentação (Gedoc) da Secretaria de Transparência e Controle do Distrito Federal (STC) adquiriu uma posição estratégica desde que a Lei de Acesso à Informação (LAI) distrital passou a vigorar, há sete meses. A lei tem garantido o acesso a documentos e informações públicas do Governo do Distrito Federal.
Subordinada à Subsecretaria de Administração Geral da STC, a Gedoc tem investido no aprimoramento do trabalho e em equipamentos e sistemas para melhoria do trâmite dos documentos e processos. A implantação de sistemas informatizados desenvolvidos pela Unidade de Administração Tecnológica (UAT), e a chegada de um arquivo deslizante para o Arquivo Central da STC, são exemplos de como o setor tem se preocupado com o fluxo e a segurança da informação, esteja ela em um processo ou documento.
“A gestão de documentos começa desde a elaboração, acompanhando os setores por onde ele passa até a destinação final. Não é só enviar e receber papeis”, explica Josemary Dantas, Gerente de Documentação da STC.
Por isso, não é à toa que a STC trabalha com cinco sistemas diferentes, o que a coloca em uma posição de destaque dentro do Governo do Distrito Federal (GDF). “Somos uma das poucas que possui um protocolo eletrônico e um sistema de controle de protocolo, o que nos dá a chance de saber por onde um mesmo documento passou e o destino final, reduzindo as chances de que ele se perca nesse caminho”, destaca Josemary.
SISTEMAS – Nesse caso, a servidora se refere ao Sistema de Apoio ao Protocolo (SAP), que lista todas as saídas de documentos para serem distribuídos ao Protocolo-Geral, por Correios ou em mãos. Mas para estar no SAP, o documento é previamente cadastrado no Sistema de Gestão da Informação (SGI), a ferramenta utilizada por toda a STC para cadastrar documentos próprios, como ofícios, memorandos, notas técnicas entre outros.
Além deles, a Gedoc trabalha ainda com o Sistema de Controle de Processos (Sicop), utilizado também por todo o GDF para o controle de processos. No entanto, a gerente explica que no caso da STC, o processo é cadastrado, primeiro, no SAP, para gerar um número sequencial e, depois, é feito o cadastro no Sicop.
Há, ainda, o Sistema de Postagens Eletrônicas (SPE), licenciado pelos Correios. Ele é mais utilizado, dentro da STC, pela Subsecretaria de Tomada de Contas Especial (SUTCE). É por meio desse sistema que a unidade envia, ainda via Correios, notificações e citações referentes aos processos que instaura aos interessados.
Por fim, há o Pedido Online de Desarquivamento e Empréstimo (Pode) – que, junto ao SAP, foi criado exclusivamente para a STC -, disponível na intranet, por onde é possível a qualquer setor solicitar o desarquivamento ou empréstimo de um documento ou processo.
ARQUIVAMENTO – Atualmente, o Arquivo Central da STC funciona em um espaço alugado na Sociedade de Transporte Coletivo de Brasília (TCB). Para enviar um documento ao local, o setor solicitante deve organizar todo o material conforme orientação dos arquivistas da Gedoc.
Após essa orientação, os arquivos são conferidos e guardados. O setor solicitante fica com a “Guia de Transferência”, um termo indicando que a custódia do material está com a Gedoc. Para ter acesso a qualquer documento já arquivado é necessário solicitar via Pode. “Se outro setor quiser ter acesso a esse documento arquivado, ele só deve ser liberado pelo setor que é proprietário”, esclarece Josemary.
“Qualquer setor da STC pode solicitar a transferência de documentos para o Arquivo Central. Isso, geralmente, é realizado anualmente”, acrescenta o chefe do Núcleo de Arquivo Rivaldo Imbeloni.
A chegada do arquivo deslizante trouxe ganhos significativos ao trabalho do Gedoc. O arquivo antigo, em estantes de aço, só possuía espaço para mais um ano de transferência de documentos. Com a chegada da nova estrutura, isso foi ampliado para cinco. Além disso, o arquivo deslizante é protegido por senha, restringindo o acesso e possibilitando maior segurança. “Ganhamos mais espaço e organização com a chegada desse equipamento”, confirma Rivaldo.
CLASSIFICAÇÃO – O maior desafio da Gedoc, hoje, é garantir que os documentos sejam classificados corretamente. A prática, ainda pouco difundida vai auxiliar na classificação dos documentos quanto à temporalidade, facilitando a otimização do espaço com a eliminação legal de documentos.
De acordo com Josemary, a instituição do novo Regimento Interno da STC – que deve ser publicado em breve – deve fazer o trabalho avançar ainda mais, auxiliando na elaboração da tabela de temporalidade da atividade-fim da STC. “Todo documento é importante, por isso é necessário respeitar os trâmites para que qualquer pessoa que consulte obtenha a informação correta”, ressalta a gerente.
Por isso, é importante que todos conheçam as ferramentas disponíveis. “Se o documento é registrado e passa pela Gedoc, ele tem 100% de chances de ser encontrado em caso de extravio. Esse cuidado é necessário, ainda, para que as demandas da LAI sejam atendidas dentro do prazo”, reitera Rivaldo.
Portanto, o sucesso desse trabalho desenvolvido pela Gedoc também depende da participação dos demais setores da Secretaria. Qualquer servidor que tenha dúvida sobre como proceder com a documentação pode solicitar a orientação de um dos arquivistas da equipe da STC.
Cabe ressaltar, ainda, que a equipe da Gedoc tem participado constantemente, no âmbito do GDF, de discussões acerca da politica de gestão de documentos, com destaque na revisão do atual Manual de Gestão de Documentos do GDF, bem como nas questões que envolvem o gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
As demais secretarias e órgãos do GDF interessados em conhecer o Sistema de Apoio ao Protocolo utilizado pela Gedoc da STC, podem entrar em contato para agendar um horário. A Gedoc possui serviços de e orientações na Intranet, e pode ser contatada pelo telefone 2108-3234 ou pelo e-mail gedoc@stc.df.gov.br.
ARQUIVOLOGIA – A Arquivologia é uma área do conhecimento das Ciências Sociais Aplicadas. Por meio de um quadro conceitual e de uma metodologia própria e específica, estuda e trata os dados contidos nos documentos arquivísticos transformando-os em informação potencialmente capaz de produzir conhecimento e desenvolvimento social.
